Полевой персонал
под полным контролем
под полным контролем
Готова ли торговая точка к выходу промоутеров? Запускайте согласованную механику, когда подтверждены доступ на площадку, нужный товар, рабочее оборудование и подготовка команды. Для каждого незакрытого условия заранее определите, допускается ли запуск и кто принимает решение. Сам факт прибытия персонала ещё не означает готовность магазина.
Обсудить подготовку точек к промоакции с менеджером iamBTL можно до формирования графика смен.
Проверьте, что согласование относится к нужному адресу, датам, времени и формату активности. Уточните контакт сотрудника магазина, который подтвердит допуск на месте. Условия входа, размещения оборудования и съёмки нужно получить для выбранной площадки; они могут различаться.
Порядок организационных согласований разобран в статье о промоакциях в торговых сетях. Перед выходом персонала подтвердите, что согласованную акцию можно провести в этой точке в назначенную смену.
Для каждого пункта определите ответственного и способ подтверждения. Ответ «готово» без адреса и даты быстро теряет смысл при переносе поставки или смене сотрудника магазина.
| Что проверить | Что нужно подтвердить | Кто закрывает вопрос |
|---|---|---|
| Товар | Нужные позиции доступны для согласованной механики, есть порядок пополнения | Ответственный за товар со стороны бренда или магазина |
| Доступ и место | Известны условия входа и допустимое расположение промозоны | Координатор и представитель площадки |
| Оборудование и материалы | Комплект доставлен, оборудование проверено, материалы соответствуют согласованной версии | Назначенный ответственный за комплект |
| Команда | Состав смены подтверждён, механика и ограничения понятны | Координатор персонала |
| Отчётность | Определены подтверждение старта, показатели и канал сообщения о сбое | Координатор и представитель бренда |
Для дегустации добавьте проверку условий хранения и подготовки продукта, расходников и требований площадки. Состав таких условий зависит от продукта и формата. Требования к допуску персонала и работе с продуктом проверяйте отдельно.
Попросите промоутера своими словами объяснить предложение, показать порядок контакта и назвать действие при отсутствии товара или вопросе, на который он не знает ответа. Ответы помогут понять, как сотрудник применит бриф на практике. Предусмотренные требования к обучению и допуску проверьте отдельно.
Подготовка материалов, исправность оборудования и знакомство с продуктом входят и в опубликованный чек-лист CheckOffice. Для своей акции дополните их условиями конкретной точки и ответственным за решение о старте.
Согласовать лист готовности и действия при сбоях стоит вместе с брифом и распределением ответственности.
Сначала назовите условия, без которых механика не выполняет задачу или нарушает согласованные ограничения. Например, для акции с немедленной покупкой отсутствие продвигаемого товара требует отдельного решения. Для раздачи образцов вне точки продаж это условие может иметь другой вес.
Далее разделите решения. Короткая задержка подходит, когда причина устранима и есть подтверждённое время исправления в пределах допустимого окна. Перенос нужен, если условий для старта нет. Изменение механики допускается только после согласования уполномоченным представителем; промоутер не должен придумывать замену на месте.
В записи о запуске сохраните точку, плановое и фактическое время, незакрытые условия, принятое решение и того, кто его подтвердил. Если смена не началась, укажите причину и дальнейшее действие. Фото промостойки не заменяет эту запись и не доказывает готовность товара или знаний команды.
Непосредственно перед стартом повторно проверьте условия, которые могли измениться после предварительной подготовки: допуск, товар и комплект на месте. Для кампании в нескольких городах эти сведения можно включить в общую сводку запуска. По каждой точке должно быть понятно, кто разрешил старт и на каких условиях.
Обсудите с iamBTL подготовку промоакции и контроль готовности магазинов.